amir-riksbyggen

Kvalitet och driftsäkerhet, inte bara på huvudkontoret

Det kooperativa fastighetsbolaget Riksbyggen är en av Sveriges mest geografiskt spridda arbetsplatser, vilket skapar stora utmaningar för it-avdelningen. Prodoc har varit med på resan att effektivisera skrivarparken, utveckla hållbarhetsarbetet och bygga strukturer för bättre internkommunikation.

Prodoc har varit en viktig partner till Riksbyggen sedan 2008 i arbetet att säkerställa god kvalitet och driftsäkerhet ‒ inte bara på huvudkontoret utan på alla 330 kontor runtom i landet. Den stora skrivarparken, med över 500 skrivare, var den första stora utmaningen. Bristande kostnadskontroll och en stor mängd skrivarmodeller gjorde att kvaliteten var dålig samtidigt som kostnaderna skenade, berättar Riksbyggens drift- och infrastrukturchef Amir Chizari:

‒ Vi städade rejält och bantade ner till tre skrivarmodeller från en och samma tillverkare. Det var ett stort projekt men det blev oerhört mycket bättre. Driftsäkerheten ökade och samtidigt drev vi ner kostnaderna.

Ett annat, minst lika genomgripande projekt har syftat till att utveckla Riksbyggens strukturer för internkommunikation. För att den stora organisationen med 2500 anställda på 330 kontor ska fungera effektivt måste alla medarbetare kunna ta del av information och kommunicera med varandra. Därför har Prodoc installerat 75 videokonferensrum åt Riksbyggen, och ytterligare ett antal vanliga konferensrum. Det är en av de största implementationerna i Sverige.

‒ Videokonferenserna är en bra investering. De ”krymper” organisationen, gör att vi blir effektivare och reser mindre. Men det tog faktiskt ett par år innan fördelarna slog igenom på allvar. Först var det mest antalet telefonsamtal som minskade. Sen kom effekten och vi såg att resorna gick ner, berättar Amir Chizari.

Nu testar Riksbyggen ett system för digital signage, med digitala skärmar som installeras av Prodoc och visar intern information i lunchrum och liknande platser där personalen samlas. Tanken är att nå samtliga anställda, och inte minst de som har ett mobilt arbetssätt och inte sitter framför en dator på dagarna. Skärmarna blir ett naturligt sätt att göra intern information tillgänglig för alla medarbetare. Riksbyggen testar också ett system för mobila arbetsorder som gör att fastighetsskötarna tar emot sina arbetsordrar via en app i mobilen, istället för att skriva ut dem på papper.

Ett annat projekt som Riksbyggen nu testar tillsammans med Prodoc syftar till att minska antalet utskrifter med så kallad pull printing, eller print on demand. Det innebär att papperskopiorna skrivs ut först när beställaren identifierar sig vid skrivaren, och därmed blir utskriftsprocessen säkrare och mindre krånglig. Och det sparar mycket papper.

‒ Vi är en stor arbetsplats som gör ungefär en miljon utskrifter per månad. Jag vill minska det med åtminstone 20-25 procent inom loppet av sex månader och Prodoc är en viktig partner i det arbetet, säger Amir Chizari.

Share on FacebookShare on LinkedInGoogle+Tweet about this on Twitter