Kontakta oss Kontakta oss
Kontakta oss Dennis Fernando

Kontakta Dennis

Fyll i uppgifterna nedan så berättar vi mer.






18 juni   2016

Ordning i skrivarkaoset

Ordning i skrivarkaoset

När Metria inventerade sina printkostnader såg it-chefen Johan Larsson hur det läckte pengar på alla nivåer. Därför bestämde han att samordna företagets print-infrastruktur och det ledde till stora besparingar.

Metria, det statliga bolag som mäter och analyserar geografisk data, är en spridd organisation med 23 kontor runtom i Sverige – från Malmö i söder till Kiruna i norr. I samband med en stor omorganisation 2011 inledde  it-chefen Johan Larsson en process för att bringa ordning i skrivarkaoset.

‒ Det fanns ingen kostnadskontroll men jag hade en obehaglig känsla av att våra printkostnader var vansinnigt höga. Det var en röra av olika maskiner som de olika kontoren hade beställt lokalt, berättar Johan Larsson.

Situationen var bortom kontroll. Det stod ett 60-tal skrivare på de 23 kontoren och nästan lika många modeller. Det fanns lika många drivrutiner som det fanns skrivare och lika många leasingavtal och tonerleverantörer som det fanns kontor.

‒ Det var så många oklarheter. Vad händer när skrivaren pajar i Karlskrona? Vem har ansvar för att köpa in en ny toner? Jag behövde bättre överblick och jag ville få in alla skrivarna under ett enda avtal, säger Johan Larsson.

Genom Metrias it-leverantör Telecomputing fick Prodoc i uppdrag att göra en så kallad TCO-analys (total cost of ownership) av Metrias printlösning. Analysen bekräftade bilden av obefintlig styrning och samordning. Den visade också att kostnaderna var för höga. Prodoc tog fram ett förslag som innebar att Metria skulle höja kvaliteten och samtidigt sänka kostnaderna med mellan 20 och 30 procent.

‒ Prodocs analys byggde på siffror som de fått av mig och den var väldigt nykter. Det var ett bra business case som visade tydligt hur jag kunde förbättra användbarhet, konstnadskontroll och kostnadseffektivitet. Det fanns ingen anledning att säga nej.

Idag har Metria en enda lösning för samtliga skrivare, med endast tre skrivarmodeller och en enda drivrutin för samtliga skrivare. I avtalet med Prodoc ingår på platsen-support på alla 23 kontor. Prodoc har också installerat en lösning för så kallad pull printing. Det betyder att utskriften görs först när användaren identifierar sig vid skrivaren, vilket ger färre utskrifter och högre säkerhet.

Besparingen blev till och med större än beräknat. Den blev inte 20 procent eller 30 procent. Lösningen från Prodoc gjorde att Metria reducerade sina printkostnader med 40 procent. Kostnaden fördelas på kontoren, vilket skapar ett naturligt besparingsincitament.

‒ Så här löste vi ett problem som är oerhört vanligt både i det privata och offentliga. Jag är faktiskt förbryllad att så många it-avdelningar inte prioriterar det, för det kan ge stora effektiviseringar, både kostnads- och funktionsmässigt. Print är en central leveransfunktion.

Efter ett par års samarbete gjorde Prodoc en utvärdering och såg att Metrias förbrukning var mindre än beräknat, vilket var lönsamt för Prodoc men kunde bli ännu bättre för Metria. Prodoc föreslog därför en omförhandling där avtalet förlängdes ytterligare och samtidigt blev gynnsammare för Metria.

‒ Vi sänkte kostnaderna med ytterligare 10 procent. Det är inte varje dag som en leverantör gör så, och det uppskattar jag. Jag har aldrig känt att Prodoc försöker krama ut varenda krona ur vårt samarbete, avslutar Johan Larsson.

Share on FacebookShare on LinkedInGoogle+Tweet about this on Twitter