keolis-case

Stabilt IT-stöd får hjulen att snurra på Keolis moderna huvudkontor

Keolis nya huvudkontor i Stockholm kräver stabilt och modernt IT-stöd för att fungera effektivt. Prodoc är en viktig leverantör, med ansvar för bland annat printlösningar, bokningssystem av mötesrum och videokonferens.

När kollektivtrafikföretaget Keolis flyttade in i sitt nya huvudkontor i centrala Stockholm 2015 innebar det en stor förändring för medarbetarna. Från en traditionell kontorsmiljö där alla hade ett eget skrivbord kom de till ett modernt och designat kontor som formgetts med specialbyggd inredning inspirerad av kollektivtrafik. Det nya huvudkontoret har en öppen planlösning med många gemensamma ytor och naturliga samlingspunkter. De gamla enskilda rummen har ersatts av så kallade aktivitetsbaserade arbetsplatser. Det innebär att man tar den plats som är ledig, eftersom alla medarbetare aldrig är på kontoret samtidigt. Effekten blir ökat samarbete, en mer dynamisk arbetskultur samt ytbesparing. Keolis medarbetare var innan flytten delvis skeptiska till förändringen men nu, ett år senare, är personalen positiv.

‒ Vi arbetar mer dynamiskt och funktionsdrivet idag, men för att en aktivitetsbaserad arbetsplats ska vara effektiv så måste det finnas funktionellt och bra IT-stöd. Störningar i arbetsmiljön har negativ inverkan på medarbetarna, så allt måste fungera, säger Otto Dyberg, som är Keolis IT-chef i Sverige.

Dagens kollektivtrafik är extremt IT-intensiv. Keolis dirigerar ett komplicerat blodomlopp av tusentals bussar. Hjärtat i verksamheten utgörs av avancerade system som följer och optimerar trafiken, så kallad ”fleet monitoring”. Dessutom har varje enskild buss mer än tio tekniska system med allt från omborddatorer och trafikanträkningssystem till informationsskärmar.

– Vi är hårt konkurrensutsatta och vår IT-funktion måste ha allt fokus på de de stödsystem och funktioner som är strategiskt viktiga för vår kärnverksamhet. Med anledning av detta har vi valt att lägga ut alla bas-IT-funktioner på externa leverantörer via sourcing eller strategiska samarbeten.

Rollfördelningen där externa leverantörer får ansvar för IT-stödet har gett Prodoc, som underleverantör till molnspecialisten TeleComputing, en viktig roll. Prodoc var rådgivande när Keolis lät arkitekturbyrån Codesign formge det nya huvudkontoret, bland annat för att optimera placeringen av skrivare och utforma konferensrummen. Follow me print, även kallat pull printing, har gjort att antalet utskrifter och antalet skrivare minskat drastiskt, från ett 80-tal skrivare på det gamla kontoret till bara fyra skrivare på det nya. Prodoc har också levererat ett tiotal konferensrum med tillhörande utrustning och ett digitalt bokningssystem som synkar mot bland annat användarnas e-post.

‒ Vi har fler konferensrum än tidigare, och det behövs verkligen. Konferensrummen används intensivt och bokningssystemet med de digitala tavlorna och synkningen mot e-post gör det enkelt att boka ett rum, säger Otto Dyberg.

För att förstärka kommunikationen mellan huvudkontoret och de övriga kontoren runtom i Sverige har Prodoc också levererat ett tiotal videokonferensrum och ytterligare videoklienter. Användningen av videokonferensrummen ökar hela tiden, i takt med att de blir en naturlig del i den interna kommunikationen

Share on FacebookShare on LinkedInGoogle+Tweet about this on Twitter