Kontakta oss Kontakta oss
Kontakta oss K-B Berg

Kontakta K-B

Fyll i uppgifterna nedan så berättar vi mer.






10 december   2015

Toksnabb arkivering på Sjätte AP-fonden

Toksnabb arkivering på Sjätte AP-fonden

Offentliga aktörer i Sverige lyder under offentlighetsprincipen, vilket innebär mycket arbete med diarieföring. Sjätte AP-fonden har förenklat arbetet med hjälp av en viktig konverteringsfunktion i den digitala arkiveringsprocessen.

Inte nog med att den statliga pensionsförvaltaren Sjätte AP-fonden regleras av en helt egen lag, Lagen för Sjätte AP-fonden (2000:193). Dessutom lyder fonden, som alla offentliga verksamheter, under Offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär att en stor mängd data, enligt lag, ska arkiveras. Men innan den arkiveras måste den först konverteras till ett arkivbeständigt digitalt format.

– Jag konverterade kanske 10-15 dokument i förmiddags. Det var lite olika – Word, Excel, några mejl – men det tog inte många sekunder, berättar IT-chefen Helena Jerksten-Nybratt.

Varje år konverterar Sjätte AP-fonden ungefär 90 000 filer till det arkivbeständiga formatet PDF/A. Det är den här funktionen för konvertering som har specialanpassats och levererats av Prodoc. På skrivbordet på Helenas dator finns två mappar som heter ”pdf in” och pdf ut”. Hon drar helt enkelt dokumenten direkt till mappen ”pdf in” där en speciell mjukvara gör att de konverteras till PDF/A. Därefter flyttas de till ”pdf ut” och efter det kan Helena arkivera i diarieprogrammet.

– Leverantören av diarieprogramvaran erbjöd oss en funktion för att konvertera filerna till PDF/A, men den var väldigt dyr och genererade dessutom dubbla filer vid varje konvertering. Med Prodocs lösning slipper vi dubbletter, och till ett helt annat pris. Samtidigt är det en funktion som underlättar ofantligt i vårt arbete.

Ett mervärde med den digitala arkiveringen är att alla dokument hamnar i ett digitalt och sökbart diarium. Därför har Sjätte AP-fonden investerat tid i att scanna in en stor mängd pappersdokument som tidigare stod i pärmar. Nu finns i stort sett alla aktuella arbetsdokument lätt tillgängliga digitalt.

Pappersdokument scannas först i en skrivare, skickas automatiskt från skrivaren i ett mejl till användaren som sedan kan dra mejlbilagan till mappen ”pdf in”. Därefter arkiveras filen i diariearkiveringssystemet.

Sjätte AP-fonden har fyra moderna skrivare, så kallade multifunktionsskrivare, som installerats och underhålls av Prodoc. De är kopplade till en identifieringslösning där utskriften görs först när användaren identifierar sig vid skrivaren med en säkerhetsbricka. Det innebär dels att säkerheten blir betydligt bättre men det är också bra ur ett miljöperspektiv – inga dokument skrivs ut i onödan. Skrivarna används fortfarande mycket, men inte i samma utsträckning som tidigare.

– Förut låg det stora pappershögar vid skrivarna, och det var svårt att hitta sin egen utskrift. Den här lösningen har vi haft i fyra år nu och den gör att vi sparar oerhört mycket papper. Det känns bra, för vi jobbar väldigt hårt med miljöfrågorna, säger Helena Jerksten-Nybratt.

Share on FacebookShare on LinkedInGoogle+Tweet about this on Twitter