Mötesteknik på Altia

HR ställer krav på mötesteknik

HR ställer krav på mötesteknik för hög användarvänlighet och effektivitet. Mötesteknik ska stödja medarbetarna.

På Altias nya kontor på Gärdet i Stockholm händer det mycket, här rör sig många människor. Det är en levande arbetsplats där kunder, medarbetare och leverantörer kommer, möts, arbetar och går. Här genomförs allt från affärsmöten till provsmakningar. Altias kärnerbjudande är ”Let’s Drink Better” och de viktigaste kunderna i Sverige är Systembolaget och restauranger.

Altia är ett ledande nordiskt alkoholdryckföretag som verkar på vin- och spritmarknaderna i Norden och Baltikum. Altias kärnmärken är Koskenkorva, O.P. Anderson, Larsen, Chill Out, Blossa, Xanté, Jaloviina, Leijona, Explorer och Grönstedts. Hållbarhet är en strategisk prioritering och en viktig framgångsfaktor för företaget. Altia är stolta över att arbeta med produkter som utgör det bästa valet för miljön och klimatet och som marknadsförs och konsumeras på ett ansvarsfullt sätt. Altia strävar efter att göra sin produktion koldioxidneutral fram till 2025.

I Stockholm arbetar ca 70 personer. Utöver kundtjänst, lednings- och administrationstjänster så arbetar brand managers, ambassadörer och säljare här.

I lokalerna genomför man dessutom utbildningar för restauranger, då man provar drycker ur Altias utbud, samt hjälper till att sätta vin- och barmenyer. Lokalerna ska utöver att vara en effektiv arbetsplats även fungera som ett varumärkesbyggande showroom. Kontorets väggar är fyllda av Altias många och välkända varumärken. En välfylld bar gör detta kontor till något utöver det vanliga.

Kontoret är i två plan i den moderna fastigheten vid Gärdet. Ett par av målen med kontoret är att det ska kännas familjärt och trevligt. Många medarbetare spenderar mycket tid ute på fältet och det ska kännas som om att komma hem, när man kommer till kontoret.

mötesteknik

Vi träffar Jenny Skog som arbetar med HR på Altia.

Jenny Skog som vi träffar arbetar med Human Resources (HR) och drev projektet tillsammans med IT-avdelningen inför flytten till det nya kontoret och upphandlingen av mötesteknik.

”vi hade en flyttgrupp bestående av kollegor på kontoret för att alla skulle känna sig delaktiga och få input från olika tjänsters behov.”

Att få med en tydlig beställare med ett prioriterat HR-perspektiv, är en stor fördel och borgar för ett bra slutresultat. För oss (Prodoc) som leverantör blir det tydligt vad man ville uppnå utifrån brukarnas behov. Leveransen av mötesteknik blev exakt så som Altia önskade. Och har fungerat sedan dess.

Jenny med sitt HR-perspektiv tog utgångspunkten i projektet utifrån organisationens och de enskilda brukarnas behov. Annars är det vanligt att man istället fokuserar på den tekniska potentialen i utrustningen.

”Det ska vara enkelt för användare. Tekniken ska vara lika i varje rum. Det ska vara enkelt att starta ett möte. Inga komplicerade knapptryckningar eller manualer ska behövas.”

Användbarhet är A&O för oss säger Jenny. Till och med en lista i två steg kan vara för mycket i en situation där man ska lägga 100% kund- och medarbetarfokus. Det ska bli bra resultat av våra möten. Mötesinnehållet och deltagarna ska vara i absolut fokus, inte tekniken. Tekniken är ett viktigt medel för att nå målet, så den ska alltid fungera.

”Bara 5 minuters teknikstrul kan förstöra vilket möte som helst. Det är inte respektfull tidshantering mot vare sig kund eller kollegor. Det bygger stress hos mötesorganisatören. Utifrån ett HR-perspektiv är det viktigt att mötesteknik understöder och stärker människan och inte tvärt om.”

mötesteknik

Mötesrummen som Prodoc fick i uppdrag att inreda med mötesteknik är väldigt stilrena och snygga.

Utgångsläget för projektet var att det tidigare var olika typer av mötesteknik i varje rum. Det var problematiskt till den gränsen att det kunde ta upp till 15 minuter innan man kunde starta mötet. Lösningarna som Prodoc levererade måste vara effektiv med hög användarvänlighet. Jenny är mycket nöjd med både det lyhörda samarbetet och resultatet.

”Våra rum fungerar jättebra nu! Vi fick exakt det vi behövde. Varken mer eller mindre. Och samma teknik i alla rum! Jag har inte hört ett enda klagomål. Tvärtom.”

mötesteknik

” Arbetsplatsen är en viktig funktion på ett kontor, men de viktigaste utrymmena är nog mötesrummen. Det är där det händer. Möten med kunder. Man visar, man berättar, diskuterar och tar beslut. Det måste fungera! Ibland slutar det med en pingismatch!”

Vi på Prodoc är mycket glada att våra lösningar levererar nytta och förbättrar arbetsmiljön för medarbetarna på Altia.

”Vi brukar få komplimanger av våra besökare. Kontoret är trevligt. Det är ett bra häng…”

Läs mer om Altia här

Läs mer om Office Services här