Integritetspolicy

Prodoc Svenska KB
Box 95
121 22 Johanneshov
Tel 08–602 06 00
Organisationsnummer 969628-1170

Prodoc Svenska använder personuppgifter i den löpande verksamheten. Denna integritetspolicy förklarar vilka personuppgifter vi behandlar, hur och varför de behandlas, samt hur du själv kan påverka vår behandling.

Personuppgifter finns i våra datorer, på våra servrar samt i de externa system vi använder för kommunikation, administration, bokning och bokföring. Personuppgifter kommer inte att användas för ändamål som är oförenliga med ändamålen som de från början samlades in för.

Policyn träder i kraft den 25 maj 2018.

Definition av personuppgift och personuppgiftsbehandling

En personuppgift är någon typ av information som direkt eller i kombination med annan data kan kopplas till en nu levande fysisk person. Exempel på personuppgifter är postadress, personlig e-postadress och telefonnummer.

Med personuppgiftsbehandling menas bland annat ändring, lagring, radering och spridning.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är Prodoc Svenska KB. För ärenden kring personuppgiftshantering hänvisar vi till personuppgift@prodoc.se

Varför vi hanterar personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter för att kunna leva upp till de åtaganden och avtal vi har gentemot våra kunder, samt för att utveckla och förbättra vår leverans i form av tjänster, service, information och kommunikation.

Vi motiverar vår behandling utifrån en rättslig grund. Det kan vara att vi behöver uppfylla ett avtal gentemot dig. Den lagliga grunden kan också vara att du givit ditt samtycke till att ta emot information, exempelvis nyhetsbrev, från oss. Vi lutar oss också mot att det kan finnas ett berättigat intresse för oss att kontakta dig.

Som registrerad i våra system är det alltid möjligt att avsäga dig fortsatt personuppgiftsbehandling, såvida vi inte har en rättslig förpliktelse att fortsätta behandlingen.

Mängd personuppgifter som behandlas

Prodoc strävar efter att inte samla in och behandla fler personuppgifter än nödvändigt.

Hur personuppgifter kan användas av andra

Prodoc använder sig av underleverantörer av teknik i vår leverans, så kallade personuppgiftsbiträden. Med dessa personuppgiftsbiträden har vi tecknat avtal som säkerställer att personuppgifter inte sprids vidare samt att de ligger adekvat skyddade.

Vi kommer inte att sälja dina personuppgifter till någon annan.

Lagliga grunder som vi använder och när vi använder dem

Samtycke
Prodoc använder intresseavvägning som laglig grund.

Uppfyllande av avtal
Då du eller ditt företag har avtalat en tjänst eller produkt av Prodoc behöver vi behandla personuppgifter för att kunna uppfylla våra åtaganden.

Rättslig förpliktelse
Vi kan ha en laglig skyldighet att spara personuppgifter. Det kan bland annat vara kopplat till anställningar och bokföring.

Intresseavvägning
Detta gäller bland annat för cookies, som ger oss statistik om hur besökare använder vår hemsida och i vilken omfattning. Motiveringen intresseavvägning används även då vi förbättrar verksamheten, exempelvis genom att skicka ut kundenkäter. Du har rätt att när som helst begränsa vår användning av denna rättsliga grund i kontakten med dig.

Dina rättigheter

Det är vår skyldighet att vid din begäran lämna besked kring i fall vi behandlar personuppgifter som tillhör dig. I fall vi behandlar dina personuppgifter så skall vi skriftligen ge dig besked om detta och vilka uppgifter vi har, varifrån dessa härstammar, vad vi använder dem till samt i de fall uppgifterna lämnats till personuppgiftsbiträden.

Du har även rätt till att:

  • Återkalla tidigare givet samtycke till behandling
  • Avsäga dig direktmarknadsföring
  • Att få dina uppgifter rättade i fall de är felaktiga
  • Begära radering

Begäran om registerutdrag skickas till: personuppgift@prodoc.se. Din begäran behandlas inom 30 dagar från att den ankommit och detta görs utan kostnad. Om din begäran anses särskilt komplicerad kan tiden förlängas med ytterligare 60 dagar. I extrema fall kan vi komma att ta ut en avgift för att tillmötesgå din begäran, eller vägra att behandla den.

Vid klagomål på vår behandling av personuppgifter kan du vända dig till Datainspektionen eller annan behörig tillsynsmyndighet.
Var personuppgifter behandlas

Personuppgifter behandlas främst inom EU/ESS-området. Uppgifter kan dock komma att behandlas utanför EU/ESS och då säkerställer vi att de behandlas på ett motsvarande säkert sätt, exempelvis i enlighet med överenskommelsen EU-US Privacy Shield.

Tid personuppgifter sparas

Så länge Prodoc har en laglig grund och relationen anses levande sparar vi personuppgifter. När personuppgifter anses överflödiga så kommer de raderas.

Skydd av personuppgifter

Prodoc tillämpar system och rutiner för att hindra att dina personuppgifter sprids eller hanteras på ett otillbörligt sätt av någon inom Prodoc eller någon utomstående. I fall säkerhetsincidenter ändå inträffar och att dessa får anses påverka dig på ett betydande sätt, exempelvis för identitetsstöld eller bedrägeri, så kommer vi att höra av oss till dig.