Fastighetsbyrån Alingsås

Säker dokumenthantering på Fastighetsbyrån Alingsås

Fastighetsbyrån Alingsås har samma mål idag som när dåvarande Sparbanken startade Fastighetsbyrån 1966: att vara bäst i landet på att förmedla villor, bostadsrätter och fritidshus på ett affärsmässigt och professionellt sätt till både köpare och säljare.

Fastighetsbyrån Alingsås är det största mäklarkontoret i Alingsås med 14 anställda, varav 11 mäklare och tre assistenter. Området man arbetar i är Alingsås, Vårgårda och Herrljunga kommun, tillsammans med cirka 60 000 invånare, en region som ständigt växer. Många i Göteborg drar sig mot Alingsåstrakten, det tar bara 30 min med tåget till centrala Göteborg berättar Ann-Sofie Wallgard Ahlberg på Fastighetsbyrån Alingsås.

En ort som växer innebär arbete för Fastighetsbyrån. Alla som flyttat vet att det är ett kritiskt ögonblick i livet. Att lämna en bostad och flytta in i en ny samtidigt som livet ska fortsätta, då är ett bra stöd från en erfaren fastighetsmäklare är mycket viktigt. Alla behöver någonstans att bo och leva.

Ann-Sofie arbetar som säljstöd med mycket dokumenthantering i det dagliga arbetet. Hon hjälper mäklare och kunder att hantera kontrakt och de nödvändiga bankdokument som alltid hör samman med en fastighetsaffär

Prodoc har tagit fram en lösning som hjälper Fastighetsbyrån i Alingsås att effektivisera sin dokumenthantering. Leveransen innebär en effektivare och säkrare dokumenthantering med betydligt färre steg än tidigare.

– Vi måste ha enkla och säkra system att arbeta med. Jag arbetar med många väldigt viktiga dokument. Det måste flyta på. Bostadsaffärer är mycket viktiga händelser för både köpare och säljare. Fungerar det inte, så stannar allt upp. Dokumenthantering är en otroligt viktig funktion för oss – och den måste fungera, säger Ann-Sofie Wallgard Ahlberg.

Tidigare innebar dokumenthanteringen att man skannade fysiska dokument till digitala som därefter skickades till epostens inkorg. Med den automatiserade skanningslösning som Prodoc levererat slipper man steget med epost, man skannar dokumenten rakt ned i dokumentmappar på IT-miljön. Viktiga dokument ligger inte längre i olika in- och utkorgar, de ligger på den säkra IT-miljön med spårbarhet. Utifrån ett GDPR perspektiv är det helt avgörande. Utöver den säkra hanteringen så är en tidstjuv i administrationen bortrationaliserad. På multifunktionsskrivarens skanningsenheten väljer man mapp i IT-miljön direkt i en rullista, sedan digitaliseras dokumentet med objektnummer. Snabbt, säkert och sökbart.

”Vår nya skanningslösning fungerar väldigt smidigt. Vi har objektnummer som är förinställda på multifunktionsskrivarens skanningsenhet där vi samlar dokument, som skannas rakt in i mäklarsystemet”

Framförallt är det en säkerhetsfråga som faller inom den nya GDPR-lagstiftningen. Vi har arbetat mycket med att anpassa oss till GDPR. Våra administrativa säkerhetsrutiner drivs även på av att de nya banksystemen är uppdaterade, inget dokument med viktiga personuppgifter ska mailas längre. Det är bra för alla. Framförallt kan våra kunder känna sig säkra på att de dokument som hänger ihop med en fastighetsaffär hanteras säkert. Vi är absolut nöjda med vår leverans från Prodoc. Det är superbra berättar Ann-Sofie.

Multifunktionsskrivaren som Prodoc levererat och servar på Fastighetsbyrån Alingsås används flitigt. Den är rent av affärskritisk. Förutom att skanna dokument används den till att kopiera och skriva ut prospekt, avtal och kontrakt. Stannar den stannar verksamheten.

Vill du diskutera om hur dokumenthantering kan stödja din verksamhet? Använd formuläret till höger för att anmäla ditt intresse.

Snabbfakta Fastighetsbyrån:
Helägt dotterbolag till Swedbank
Antal anställda: Cirka 1 700 personer
Antal kontor: Cirka 270
Grundat: 1966
Bolagsform: Franchise, varje kontor har en eller flera franchisetagare
Antal förmedlade bostäder 2016: ca 46 000 till ett försäljningsvärde av 96 miljarder kronor
Storlek: Fastighetsbyrån är marknadsledare på den svenska bostadsmarknaden, både i omsättning och i antal affärer.

Läs mer: Fastighetsbyrån tecknar ramavtal med Prodoc avseende skrivare och utskriftstjänster. (länk till artikel) Det nya avtalet ger samtliga av Fastighetsbyråns ca 270 kontor i hela Sverige, möjligheten att avropa de upphandlade tjänsterna.

Gå till Fastighetsbyrån Alingsås

Kontakt:
Alhaji Jeng, Prodoc Göteborg, KAM
Telefon: 073 387 80 50
E-post: ajg@prodoc.se

Daniel Zetterström, Prodoc Stockholm, Kundansvarig för Fastighetsbyrån Sverige
Telefon: 076 548 06 76
E-post: dzm@prodoc.se