Tre anledningar till varför du bör framtidssäkra dina mötesrum

Högt tempo och stora mängder information karaktäriserar arbetsmiljön i många av dagens organisationer. Enligt Svenska Möten tillbringar svenska tjänstemän i snitt åtta timmar per vecka i möten. Det är fyra hela arbetsdagar per månad(!). Inte konstigt att mötes- och konferensrum ofta är fullbokade.

Som tur är finns det flera sätt att förbättra möteskvalitén. Förutom åtgärder som att sätta en tydlig agenda och förbereda deltagarna i god tid, kan ett bokningssystem för mötesrum tillföra betydligt värde till möteskulturen i din organisation.

Vi på Prodoc är experter och är medvetna om vilka problem som existerar ute på arbetsplatserna. Nedan listas tre vanliga anledningar till huvudbry när det kommer till användning av mötesrum.

Tre anledningar till varför du bör framtidssäkra dina mötesrum

1. Avbrott i arbetet och under möten
Medarbetare i kontorslandskap blir lätt störda på grund av många avbrott. Därför är det extra viktigt att det också finns separata rum där man kan stänga dörren om sig när man behöver. Detta gäller även för möten – finns det något mer irriterande än ett knack knack på dörren följt av frågan ”När är det här rummet ledigt?”

2. Krånglet med att boka rum för spontana möten
De flesta organisationer har någon form av rumsbokningssystem integrerat i e-postklienten. Problemet med detta är att många tycker det är ganska opraktiskt när det gäller spontana möten – Långt ifrån alla möten är ju planerade dagar eller veckor i förväg. Vanligtvis tar folk bara ett ledigt rum, sätter sig ned och börjar mötet. Sedan knackar en kollega på dörren och berättar att rummet är bokat. Och så börjar jakten på ett nytt rum.

3. Dubbelbokningar
Dubbelbokningar är ett vanligt och störande problem, speciellt i delade miljöer som kontorshotell och liknande där folk använder olika bokningssystem. På grund av att de olika system inte ”pratar med varandra” kan två personer boka samma rum utan att veta om det.

Boka tid med en av våra säljare redan idag så berättar vi mer vad vi kan göra för att effektivisera din vardag.