Funktionell mötesteknik i styrelserummet på Epiroc

Vi är på besök på huvudkontoret för Epiroc, världsledande inom gruvindustri och bergbrytning, precis söder om centrala Stockholm för att träffa Beatrice Drott. Beatrice är kontorschef för huvudkontoret och Executive Assistant till Per Lindberg, VD och koncernchef för Epiroc AB.

Prodoc har installerat mötestekniken i Epirocs styrelserum. Kraven var tydliga: Funktionell mötesteknik i styrelserummet som är effektiv och användarvänlig för att leda en verksamhet som omsätter ca 38 miljarder, sträcker sig globalt med cirka 14 000 anställda och med kunder i fler än 150 länder.

Beatrice Drott är en erfaren beställare och har drivit utvecklingen av huvudkontoret med vad hon kallar funktionell mötesteknik. Det är med andra ord inte det första styrelserummet hon har varit beställare av. Jag vet hur det ska vara, för att det ska vara bra säger Beatrice.

Epirocs styrelserum har plats för 20 personer runt det stora konferensbordet

Framför bordet sitter en 98” digitalskärm. För videomöten och streaming har man valt att arbeta med ett oberoende 4K videosystem som fungerar med alla videoplattformar. Ljudet hanteras via en innovativ ljudförstärkande takmikrofon. Man har installerat fasta datalinor till rummet för att säkerställa prestanda, säkerhet och pålitlighet i dataöverföringen. Alla mötesfunktioner styrs av ett AMX-styrsystem som hanterar rummets funktioner via en touchpanel. Till och med solavskärmingen till de stora fönstren hanteras av panelen. Det finns fasta inkopplingar för datorer via HDMI med en automatisk switch, som visar senast inkopplad datakälla på skärmen. För att säkerställa drift och funktionalitet har Epiroc valt att koppla ett serviceavtal med Prodoc för att upprätthålla den viktiga funktion som styrelserummet utgör.

Epiroc är ett nytt företag med mycket historia

Fram till förra året hörde Epiroc till Atlas Copco som grundades redan 1873. Epiroc och Atlas Copco delar sin historia fram till den 18e juni 2018 då Epiroc blev ett fristående börsnoterat företag. Fortfarande delar bolagen adress i Sickla.

Beatrice vet vad som behövs för att skapa en bra möteskultur. Hon berättar att effektiv kommunikation är avgörande för att leda en organisation som har verksamhet i alla världsdelar.

-Det är jätteviktig med god kommunikation. Det handlar inte bara om att leda och att ta beslut. Det handlar om att kommunicera med respektive organisation och ge dem stöd och resurser för att de ska nå sina mål.

Styrelserummet används till att genomföra viktiga möten med divisionschefer, investerare och ägare. Alla kvartalsmöten genomförs i rummet och man streamar budskap från Nacka till den globala organisationen.

Det restes mer förr – mindre nu

Det är väldigt effektivt med videomöten. Vi sparar mycket tid, pengar och miljö genom att genomföra digitala möten. Men det handlar inte bara om tid och pengar. Det handlar framförallt om att ge mötesdeltagarna förutsättningar till att genomföra ett bra möte. Grunden till ett framgångsrikt möte handlar om att hålla deltagarna vid gott humör. Ingen blir på gott humör när mötestekniken inte fungerar. Alla måste vara säkra på att det fungerar. Att man både hörs och syns och att de dokument och presentationer som man delar från sin dator är tydliga. Det handlar om en bra arbets- och mötesmiljö berättar Beatrice.

-Vi älskar det här rummet och jag är mycket nöjd med Prodoc som leverantör.

-Beatrice är min bästa kund. Hon är tydlig med sina krav och behov och ärlig med sina åsikter. Det är en förmån att få arbeta med en beställare som har så stor erfarenhet av kommunikation inom globala företag på absolut toppnivå. Hon vet vad som krävs för att skapa och genomföra internationella möten säger Fredrik Zetterberg Kundansvarig/Communication & Collaboration på Prodoc.