Är ert skrivaravtal konkurrenskraftigt? En checklista för IT-chefer och kontorsansvariga
Skrivarmarknaden har förändrats snabbt de senaste åren. Nya tjänstemodeller, bättre säkerhetsfunktioner, molnbaserad administration och automatiserad tonerhantering är numera standard hos moderna leverantörer – men inte alltid i avtal som tecknades för fyra år sedan.
Att göra en genomgång av ert avtal innebär inte att ni måste byta leverantör. Det ger er ett bättre beslutsunderlag – och ofta ett bättre förhandlingsläge.
Sju frågor som avgör om ert avtal är konkurrenskraftigt
1 | Har ni full transparens på vad print faktiskt kostar?Ni ska enkelt kunna svara på vad en utskrift kostar, vad som ingår i månadsavgiften och vilka kostnader som kan tillkomma. Om det kräver att ni ringer leverantören för att få fram siffran – är det ett tecken på att transparensen brister. Otydliga avtal döljer nästan alltid kostnader som är möjliga att förhandla bort. |
2 | Ingår toner, service och reservdelar?I moderna printupplägg ingår förbrukningsmaterial och service i månadsavgiften – och toner skickas automatiskt baserat på faktisk förbrukning, inte när ni märker att den håller på att ta slut. Om ni fortfarande beställer toner manuellt eller får oväntade servicefakturor är det ett tecken på att upplägget är föråldrat. |
3 | Är maskinparken rätt dimensionerad för hur ni faktiskt arbetar?Organisationer förändras. Medarbetare byter kontor, avdelningar slås ihop och hybridarbete har förändrat utskriftsmönster på de flesta arbetsplatser. Men skrivarna flyttar sällan med. Vanliga tecken på en felanpassad maskinpark är maskiner som knappt används, köer vid vissa enheter och skrivare som fortfarande står i rum som inte längre används på samma sätt. |
4 | Hur mycket tid lägger IT på printärenden?Det här är en av de viktigaste frågorna – och en av de som sällan ställs. Om IT regelbundet hanterar drivrutinsproblem, nätverksanslutningar, användarsupport och tonerbeställningar är printmiljön inte tillräckligt automatiserad. En modern lösning ska kräva minimalt manuellt arbete från IT-avdelningen. |
5 | Är säkerheten uppdaterad?Skrivare är uppkopplade enheter som hanterar känsliga dokument, lagrar data och kommunicerar i nätverket. De bör ha kryptering, användarautentisering och säker dokumenthantering – och firmware ska uppdateras regelbundet. Om era skrivare inte finns med i er säkerhetsgenomgång eller GDPR-dokumentation är det dags att lägga till dem. |
6 | Kan lösningen integreras med er befintliga IT-miljö?En modern printlösning ska kunna kopplas mot Microsoft 365, Azure AD, molnlagring och affärssystem. När scanning och dokumentflöden automatiseras sparar organisationer ofta mer tid än vad de gör på själva utskriftskostnaden. Om er nuvarande lösning kräver manuell scanning och att dokument mejlas runt finns det troligen outnyttjad effektivitet att hämta. |
7 | Har ni gjort en marknadsjämförelse de senaste tre åren?Skrivaravtal löper ofta på 36–60 månader. Under den tiden händer mycket – både på marknaden och i er organisation. Att göra en jämförelse innebär inte att ni måste byta leverantör. Men det ger er ett bättre förhandlingsläge och ett faktabaserat beslutsunderlag – oavsett vilket beslut ni sedan fattar. |
Hur tolkar ni svaren?
Det finns inget poängsystem här. Men om ni inte kan svara ja på de flesta frågorna är det ett tydligt tecken på att ert nuvarande avtal inte längre speglar vad marknaden erbjuder – eller vad er organisation faktiskt behöver.
En enkel tumregel: om IT lägger tid på printärenden, om toner fortfarande beställs manuellt eller om ni inte vet exakt hur många maskiner ni har och vad de kostar – är det värt att göra en genomgång. Inte för att byta direkt, utan för att veta vad ni faktiskt betalar för idag.
Vad är nästa steg?
En genomlysning av er printmiljö tar inte lång tid och ger er ett konkret underlag att stå på – oavsett om ni väljer att byta leverantör, omförhandla ert nuvarande avtal eller bekräfta att ni redan har ett bra upplägg.
Det vanligaste utfallet är att organisationer hittar möjligheter de inte visste om. Ibland handlar det om kostnader, ibland om säkerhet, ibland om att maskinparken inte längre är anpassad till hur verksamheten faktiskt ser ut.
Kontakta oss
Vill ni göra en genomgång av ert nuvarande printupplägg?
Vi hjälper er att gå igenom avtal, maskinpark och kostnader – och ger er ett konkret underlag att ta ställning till. Hör av er så bokar vi in det!
.png){kind=icon}