Upphandlingsguiden för print – vad du ska fråga, vad du ska undvika och hur du avgör om ett erbjudande är bra
De flesta upphandlingar av print börjar med en förfrågan om pris per sida och en lista på maskiner. Det är en rimlig startpunkt – men det fångar sällan det som faktiskt avgör om upplägget kommer att fungera i praktiken eller inte.
Den här guiden är inte skriven för att ni ska välja Prodoc. Den är skriven för att ni ska göra ett välgrundat val – oavsett vem ni väljer.
Del 1 – Frågor att ställa till varje leverantör
Ställ samma frågor till alla leverantörer ni utvärderar. Det gör jämförelsen rättvis och avslöjar snabbt vilka som svarar med substans och vilka som svarar med säljargument.
Be om en uttömmande lista. Toner, service, reservdelar, support, administration, rapportering – vad är inkluderat och vad debiteras separat? Otydliga svar på den här frågan är ett varningstecken. |
Skickas toner automatiskt baserat på faktisk förbrukning – eller beställer ni själva? Automatisk påfyllnad är standard i moderna upplägg och eliminerar nödbeställningar och manuell administration. Om leverantören inte erbjuder det bör ni fråga varför. |
Be om referenskunder ni kan kontakta och fråga specifikt om servicetider i praktiken. En SLA som lovar fyra timmar men aldrig uppfylls är inte värd pappret den är skriven på. Be också om statistik på faktisk uppfyllnadsgrad. |
Har ni egna tekniker eller anlitar ni underentreprenörer? Har ni rikstäckande täckning eller är det begränsat till vissa regioner? Om ni har kontor på flera orter är det kritiskt att veta vem som faktiskt dyker upp när något går fel. |
Fråga specifikt om kryptering, användarautentisering, pull-print och vad som händer med data på hårddisken när en maskin lämnar er organisation. En leverantör som inte har tydliga svar på säkerhetsfrågor bör inte hantera er IT-infrastruktur. |
Kan ni skala upp eller ned antalet maskiner utan att omförhandla hela avtalet? Vad händer om ni öppnar ett nytt kontor, stänger ett befintligt eller om hybridarbete permanent minskar ert behov? Flexibilitet i båda riktningarna är avgörande för ett långsiktigt hållbart upplägg. |
Vad händer från avtalssignering till att allt är på plats och fungerar? Hur lång tid tar det, vem ansvarar för vad och hur påverkas er verksamhet under övergången? En leverantör med en strukturerad implementationsprocess är ett gott tecken. |
Hur får ni insyn i vad som skrivs ut, var, av vem och vad det kostar? Kan ni följa upp mot budget? Har ni tillgång till data som hjälper er optimera miljön över tid? Rapportering är inte en bonus – det är en förutsättning för kostnadskontroll. |
Erbjuder ni återtillverkade alternativ? Hur hanteras maskiner som tas ur drift – återvinning, återbruk eller deponi? För organisationer med hållbarhetsmål och ESG-rapportering är det här en fråga som bör ha ett konkret och dokumenterat svar. |
Hur ser uppsägningsvillkoren ut? Vad händer med maskinerna? Finns det inlåsningsmekanismer som gör det svårt att byta leverantör? En transparent leverantör svarar öppet på den här frågan – en som tvekar bör ni vara uppmärksamma på. |
Del 2 – Fallgropar att undvika
Det finns några återkommande misstag vi ser i printupphandlingar. De är lätta att undvika när man känner till dem.
FALLGROP | VARFÖR DET ÄR ETT PROBLEM |
Jämföra bara pris per sida | Pris per sida fångar inte IT-tid, servicekostnader, nödleveranser eller nedtid. Två erbjudanden med samma pris per sida kan ha helt olika totalkostnad. Begär alltid en TCO-kalkyl som inkluderar alla kostnader. |
Skriva på utan att läsa avtalsvillkoren | Läs specifikt om vad som händer vid volymförändringar, för tidig uppsägning och när avtalet löper ut. Det är ofta i de avsnitten de ofördelaktiga villkoren gömmer sig. |
Inte involvera IT tidigt | Print är IT-infrastruktur. En lösning som inte är korrekt integrerad i er IT-miljö från dag ett skapar problem som är dyra att lösa i efterhand. IT ska vara med i utvärderingen, inte bara i implementationen. |
Välja utan referenskontroll | Be om minst två referenskunder av liknande storlek och verksamhet som er. Fråga specifikt om servicetider, hur leverantören hanterar problem och om de skulle välja samma leverantör igen. |
Låsa fast sig för länge | Skrivaravtal på fem år eller mer innebär att ni binder er till en lösning som kanske inte passar er om tre år. Utvärdera om en kortare avtalstid med optioner är möjlig – det ger er mer flexibilitet utan att ni nödvändigtvis betalar mer. |
Glömma bort säkerheten | Säkerhetskrav bör vara en del av kravspecifikationen från dag ett – inte en eftertanke. Kryptering, autentisering och hantering av data vid maskinbyte ska vara specificerade krav, inte valbara tillägg. |
Del 3 – Hur avgör du om ett erbjudande är bra?
När ni har svaren på frågorna ovan och har undvikit fallgroparna – hur avgör ni vilket erbjudande som faktiskt är bäst?
Transparens väger tungt. En leverantör som svarar öppet på svåra frågor om flexibilitet, uppsägning och säkerhet är mer trovärdig än en som fokuserar på att sälja in fördelarna. Transparens i försäljningsprocessen speglar ofta hur relationen ser ut som kund. |
Räkna på totalkostnad, inte priset per sida. Inkludera IT-tid, förväntad nedtid, tonerhantering och servicekostnader. Det erbjudande som ser billigast ut vid första anblicken är sällan det billigaste när man räknar rätt. |
Testa servicenivån innan ni skriver på. Be om ett referensbesök hos en befintlig kund. Fråga hur ett typiskt serviceärende hanteras från start till slut. Det ger er en bättre bild av verkligheten än vad som står i avtalet. |
Känn efter om leverantören förstår er verksamhet. En bra leverantör ställer frågor om hur ni arbetar, hur er IT-miljö ser ut och vad ni planerar framåt. En som presenterar ett standarderbjudande utan att förstå er situation är troligen inte den partner ni letar efter. |
En sista sak: det bästa beslutsunderlaget ni kan ha är en ordentlig genomlysning av er nuvarande miljö innan ni börjar utvärdera alternativ. Ni vet då vad ni faktiskt har, vad det kostar och vad ni behöver – och ni kan ställa rätt krav från dag ett.
Kontakta oss
Vill ni ha hjälp att förbereda er upphandling?
Vi gör en kostnadsfri genomlysning av er nuvarande printmiljö och hjälper er sätta ihop en kravspecifikation – oavsett om ni sedan väljer oss eller någon annan. Hör av er så bokar vi in ett samtal.
.png){kind=icon}