Vad är Print as a Service – och varför väljer allt fler det framför att äga sina skrivare?

Dokumenthantering · Läsning: ca 5 min

Print as a Service är inte ett nytt sätt att köpa skrivare. Det är ett helt annat sätt att se på print – där ni betalar för att det fungerar, inte för hårdvaran som ska se till att det gör det. Här är vad det faktiskt innebär i praktiken.

De flesta organisationer äger sina skrivare på ungefär samma sätt som de en gång ägde sina servrar – för att det var det naturliga sättet att göra det. Men precis som IT-drift i dag ofta levereras som en tjänst snarare än som hårdvara i ett eget serverrum, förändras nu synen på print.

Print as a Service, ofta förkortat PaaS, är en tjänstemodell där allt som rör er printmiljö samlas i ett fast månadsabonnemang. Hårdvara, toner, service, support och finansiering ingår. Ni skriver ut. Vi ser till att det fungerar.

Vad ingår egentligen?

Det varierar något mellan leverantörer, men ett välstrukturerat PaaS-upplägg brukar täcka följande:

Hårdvara – Skrivare och multifunktionsenheter ingår i abonnemanget, ny eller återtillverkad beroende på behov och hållbarhetsmål. Ni äger ingenting, ni betalar för tillgång.

Toner och förbrukningsmaterial – Fylls på automatiskt baserat på faktisk förbrukning. Tonern finns där när den behövs, utan att någon behöver beställa den eller märka att den höll på att ta slut.

Service och support – En kontaktpunkt. Tydliga SLA:er. Proaktiv hantering som fångar problem innan de blir störningar. IT-avdelningen behöver inte äga printärenden.

Finansiering – Fast månadskostnad som är enkel att budgetera. Inga stora engångsinvesteringar och inga oförutsägbara servicekostnader.

Uppföljning och rapportering – Löpande statistik över utskriftsvolymer, kostnader och maskinparkens status. Underlag som faktiskt går att använda i en budgetdialog eller vid nästa avtalsgranskning.

Uppgraderingar – Maskinparken hålls aktuell utan att ni behöver ta ett aktivt beslut om det. Ni är alltid på en nivå som motsvarar era behov, inte den ni hade för fem år sedan.

Äga eller abonnera – vad är egentligen skillnaden?

På ytan kan det se ut som att äga skrivare är billigare. Månadsavgiften för ett abonnemang kan kännas hög jämfört med vad en skrivare kostar att köpa. Men den jämförelsen missar det som faktiskt kostar – IT-tid, nedtid, nödleveranser av toner och maskiner som borde ha bytts ut men inte har gjort det.

Att äga innebär hög engångskostnad vid inköp, oförutsägbara servicekostnader, manuell tonerhantering, att IT ansvarar för support, att uppgradering skjuts framåt och att det är svårt att budgetera totalt.

Print as a Service innebär fast månadskostnad där allt ingår, service som ingår i abonnemanget, automatisk påfyllnad av toner, att leverantören äger supportansvaret, att uppgraderingar sker löpande och full kostnadskontroll från dag ett.

Vem passar Print as a Service för?

PaaS passar i princip alla organisationer som har mer än ett fåtal skrivare och som vill ha kontroll på vad print faktiskt kostar. Det är särskilt värdefullt för IT-avdelningar som lägger onödig tid på printärenden och vill frigöra den till saker som faktiskt är deras ansvar, organisationer med flera kontor eller lokationer där en spridd maskinpark är svår att administrera enhetligt, verksamheter med höga krav på tillgänglighet som vård, juridik och finans där nedtid får operativa konsekvenser, samt organisationer som arbetar aktivt med hållbarhet och vill kunna visa konkreta åtgärder, inte bara avsikter.

Hur går det till att komma igång?

Ett PaaS-upplägg börjar nästan alltid med en genomlysning av den befintliga miljön. Hur ser maskinparken ut, vad kostar den faktiskt och vad behöver organisationen egentligen? Utifrån det sätts ett upplägg ihop som passar – inte ett standardpaket som säljs till alla.

Övergången sker sedan stegvis och med minimal påverkan på verksamheten. Målet är att ni knappt märker att något förändras – förutom att IT-avdelningen plötsligt har ett ärende färre att hantera varje vecka.

Tre frågor att ställa sig innan ni bestämmer er

1. Vet ni vad er printmiljö faktiskt kostar totalt – inklusive IT-tid, service och tonerhantering?

2. Har ni full kontroll på er maskinpark och vad varje enhet faktiskt används till?

3. Är print något som IT-avdelningen aktivt behöver hantera – eller ska det bara fungera?

Om svaret på den sista frågan är att det bara ska fungera – är Print as a Service troligen rätt väg.