Vad innebär molnbaserad print i praktiken – och vad händer när ni byter från printserver?
De flesta organisationer som fortfarande kör en lokal printserver gör det inte för att det är det bästa alternativet. De gör det för att det är det de alltid har gjort. Printservern sitter där den alltid har suttit, fungerar ungefär som den alltid har gjort, och ingen har riktigt haft anledning att ifrågasätta det.
Men en lokal printserver kräver underhåll, uppdateringar och IT-resurser. Den är ett beroende som sällan är synligt förrän den krånglar – och när den gör det är det alltid vid fel tillfälle. Molnbaserad print tar bort det beroendet, men det är inte alltid uppenbart vad det faktiskt innebär i praktiken.
Vad är egentligen skillnaden?
I ett traditionellt upplägg hanteras utskriftsjobb av en lokal printserver som kommunicerar med skrivarna i nätverket. I ett molnbaserat upplägg sköts den hanteringen av en molntjänst – vilket innebär att ni inte behöver en dedikerad server, att administrationen förenklas och att det fungerar oavsett var användarna befinner sig.
Lokal printserver | Molnbaserad print |
Kräver dedikerad hårdvara och underhåll | Ingen lokal server – hanteras via molntjänst |
IT ansvarar för uppdateringar och drift | Uppdateringar sker automatiskt |
Svårare att hantera i distribuerade miljöer | Fungerar sömlöst i miljöer med flera kontor |
Begränsad tillgång för hemarbete och hybridmiljöer | Stöd för hybridarbete och distansanvändare |
Säkerhetspatcher kräver manuell hantering | Säkerhetsuppdateringar hanteras av leverantören |
Skalning kräver ny hårdvara | Skalbar utan investeringar i hårdvara |
Vad kostar egentligen en printserver?
Det är en fråga som sällan ställs – men som nästan alltid är värd att ställa. En printserver är inte gratis bara för att den redan finns. Den tar upp kapacitet i er datahall eller i Azure, den kräver licenskostnader, säkerhetsuppdateringar och löpande underhåll från IT. Och om den är virtualiserad i Azure eller annan molninfrastruktur betalar ni för den varje månad – oavsett om ni har funderat på det eller inte.
När ni räknar på vad molnbaserad print faktiskt kostar i jämförelse bör ni alltså inte bara jämföra med noll. Jämför med vad er nuvarande printserver faktiskt kostar i hosting, licenser och IT-tid. För många organisationer är det en kalkyl som förändrar bilden ganska snabbt.
De vanligaste frågorna – och de ärliga svaren
Det är naturligt att ha frågor inför en förändring av printinfrastrukturen. Här är de frågor vi möter oftast – med raka svar.
Tappar vi funktionalitet när vi byter till molnbaserad print? |
Nej, i de flesta fall. De funktioner som finns i en serverbaserad miljö finns också i molnet – ofta med tillägg som bättre överblick, enklare administration och automatiska uppdateringar. Utskriftskö, jobbhantering, pull-print, kostnadsfördelning per avdelning och integration mot Microsoft 365 och Azure AD är standardfunktionalitet i moderna molnlösningar. |
Hur länge är vi ur drift under övergången? |
Med rätt planering är svaret: nästan inte alls. Övergången sker stegvis och utanför kontorstid. Målet är att användarna knappt märker att något förändras. Det som kräver mest planering är kommunikationen till slutanvändarna – inte den tekniska implementationen i sig. |
Är molnbaserad print säkert? |
Det är en legitim fråga som förtjänar ett ärligt svar. Vad händer med data i transit? Var lagras utskriftsjobben? Vem har åtkomst? En välkonfigurerad molnbaserad printmiljö kan vara minst lika säker som en lokal lösning – men det förutsätter att rätt säkerhetsinställningar, kryptering och åtkomstkontroll är på plats från dag ett. Det måste vara rätt konfigurerat från start. |
Vad kräver det av IT-avdelningen under och efter övergången? |
Under övergången: en genomlysning av nuvarande miljö, planering av installationsordning och kommunikation till användarna. Efter övergången: markant mindre. Det är hela poängen – att IT inte ska behöva ägna tid åt att underhålla printinfrastrukturen löpande. |
Fungerar det med vår befintliga IT-miljö? |
Moderna molnlösningar för print är byggda för integration med Microsoft 365, Azure AD, ITSM-system och gängse molnlagring. Om er organisation redan använder dessa plattformar är en integration både möjlig och relativt okomplicerad. Vi gör alltid en genomgång av er befintliga miljö innan vi rekommenderar en lösning. |
Passar molnbaserad print alla organisationer?
Det korta svaret är: de flesta. Det långa svaret är att det beror på hur er IT-miljö ser ut och vilka krav ni har. Molnbaserad print är särskilt värdefullt för organisationer med flera kontor eller lokationer, hybridarbete som standard, en IT-avdelning som vill minska tiden på printärenden, och miljöer som redan är molnbaserade på andra områden.
Det finns situationer där en lokal printserver fortfarande är motiverad – till exempel i säkerhetskänsliga miljöer med strikta krav på att data inte lämnar det egna nätverket. Men för de flesta organisationer är det inte det scenariot som gäller, och valet att behålla en lokal server handlar mer om vana än om ett aktivt beslut.
En sak som ofta förvånar: övergången till molnbaserad print är tekniskt sett en av de enklare förändringarna i en IT-miljö. Det som tar tid är inte implementationen – det är beslutet att faktiskt göra det.
Tre frågor att ställa sig
Lägger IT tid på att underhålla och uppdatera er printserver – och är det tid som borde läggas på annat?
Har ni användare som jobbar på distans eller på flera kontor och upplever att print inte fungerar sömlöst?
Har ni faktiskt utvärderat alternativ – eller står printservern kvar av ren vana?
Om svaret på den tredje frågan är att ingen har ifrågasatt den – är det ett bra skäl att börja titta på alternativen.
.png){kind=icon}